Políticas Web Departamentales y Estructura de Administración del sitio Web de HUD

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Emitido el 18 de noviembre de 2002

Introducción

"La Web" es un término con distintos significados según las distintas personas que lo utilicen. Cuando algunas personas piensan en "la Web", se están refiriendo a los sitios Web. Otros piensan en "la Web" como la Internet más amplia - una compleja red operada por computadoras. Algunos ven "la Web" como un medio de comunicación - una publicación. Otros la ven como la infraestructura a través de la cual se encuentran disponibles los sistemas automatizados y los procesos de trabajo. De hecho, la Web es todas estas cosas y más. Sin importar sus perspectivas, en HUD la Web es parte integral de la administración del Departamento y sus programas.

Este documento define la estructura de administración y las políticas para administrar "la Web" en HUD.

Productos Web de HUD

Los productos Web de HUD están diseñados para otorgar participación plena a los ciudadanos, a nuestros socios de negocios y a nuestros empleados, brindándoles lo que desean - información, procesos de trabajo, servicios y oportunidades de involucrarse en sus gobiernos - cuando lo desean y de forma que tenga sentido para ellos, para que puedan mejorar sus vidas, resolver sus problemas y alcanzar sus metas.

• Página de Viviendas y Comunidades de HUD: El sitio Web de HUD en Internet sirve tanto a nuestra audiencia interna como a la externa, pero es el punto de acceso principal para las personas fuera de HUD: ciudadanos de todos los niveles económicos interesados en los programas de HUD, socios de negocios actuales y potenciales de HUD (incluyendo gobiernos estatales y locales, industria de la vivienda del sector privado, agencias de viviendas públicas y tribales, organizaciones sin fines de lucro, organizaciones comunitarias y religiosas, instituciones académicas y muchas más), y medios de comunicación locales y nacionales. Es un centro de intercambio que suministra contenido (información, servicios, procesos de trabajo, oportunidades de interacción) desde HUD y desde otros sitios Web. El sitio Web de HUD también se utiliza como un centro de información para el personal de HUD, ayudándolos a encontrar respuestas para asistir a los clientes de HUD. El sitio Web de HUD existe para facilitar y promover el cumplimiento de la misión del Departamento y las metas de administración.
• "hud@work:" hud@work es la intranet del Departamento - un sitio Web interno disponible sólo para los empleados de HUD. Está diseñado para fomentar la comunicación entre el personal de administración y entre éste y los empleados, para brindar el acceso a los servicios y la información a los empleados, y para ofrecer un punto central para el acceso a los procesos de trabajo que los empleados necesitan para la ejecución de sus tareas.
• Centros de Información de HUD: Estos quioscos electrónicos de HUD basados en la Web ofrecen información básica a los ciudadanos sobre los programas y servicios del gobierno en sus comunidades. Su objetivo es llegar a los ciudadanos que no tiene acceso a la información y a los servicios de HUD. Los centros de información acercan a HUD a la gente. Están ubicados en lugares que forman parte de la vida diaria de los ciudadanos: centros comerciales, tiendas de alimentos, biblioteca públicas y otros lugares públicos.
• Contestadores Automáticos de HUD: Los contestadores automáticos de HUD son computadoras que brindan acceso a Internet gratuito en cada oficina de HUD en todo el país. Esta es una manera en que HUD colabora para acortar la distancia con la tecnología digital.
• Clínicas Web para socios de HUD: Las clínicas Web de HUD enseñan a las organizaciones socias de HUD cómo construir sitios Web que brindan servicios financiados por HUD. Los Gerentes Web Departamentales de HUD están a cargo de las clínicas, utilizando su experiencia en la administración del sitio Web de HUD. Las clínicas están diseñadas para demistificar el proceso de creación y administración de un sitio Web y para demostrar la importancia de un buen desarrollo de contenidos. Los participantes de las clínicas reciben un software gratuito, el "Asistente de Clínica Web" ("Web Clinic Wizard"), el cual pueden utilizar para crear sus propios sitios.

Administración de la Web

La administración del sitio Web en HUD es responsabilidad del Subsecretario de HUD, quien se desempeña como Director General de Operaciones del Departamento. El Subsecretario está a cargo de la emisión de las políticas Web y los planes estratégicos del Departamento.

El Equipo Web Departamental, que forma parte de la Oficina de Coordinación y Operaciones Departamentales [Office of Departmental Operations and Coordination (ODOC)], es responsable de la administración y comercialización de los productos de HUD en la Web, y - junto con el personal correspondiente de HUD - representa y coordina la participación del Departamento en los proyectos interagencias y en otras actividades externas que afectan el contenido del sitio Web de HUD.

El Director General de Información (CIO) es responsable de determinar los requisitos técnicos para la infraestructura de la Web; administrar el equipamiento, el apoyo técnico y los fondos destinados para la Web; establecer normas técnicas y representar al Departamento en los proyectos interagencias relacionados con la tecnología basada en la Web.

El Secretario Asistente de Asuntos Públicos tiene la responsabilidad de establecer las políticas, estrategias y lineamientos de asuntos públicos que abarcan todo el Departamento y que pueden afectar a la Web.

Estas tres partes trabajan de común acuerdo para asegurar la correcta y efectiva utilización de la Web en HUD.

Estructura de administración del sitio Web de HUD

Los gerentes Web, en todo el Departamento, constituyen la primera línea de administración de la Web en HUD. Al mando se encuentra el Equipo Web Departamental, que está dirigido por dos Gerentes Web Departamentales - uno para las Operaciones de la sede central y el otro para las Operaciones de las oficinas de campo. Cada oficina de la sede central cuenta con un Gerente Web de sede central y cada Región posee un Gerente Web de oficina de campo. Estos Gerentes Web son responsables de la implementación de las estrategias, políticas y procedimientos del Departamento relacionados con la Web dentro de su organización, recibiendo instrucciones y una guía general del Equipo Web Departamental. Los Gerentes Web de la sede central y de las oficinas de campo trabajan con los directores de sus respectivas organizaciones para desarrollar e implementar procedimientos dentro de la organización tendientes a crear y aprobar contenido, administrar el correo electrónico generado en la Web y llevar a cabo otras tareas de administración del sitio Web.

Los Gerentes Web en HUD cumplen 6 roles principales:

1. Asesor: Asesorar a los gerentes en la utilización de la Web para mejorar el modo en que HUD hace negocios y sirve al ciudadano;
2. Editor: Desarrollar y organizar el contenido de los productos Web de HUD, asegurando que el contenido refleje bien al Departamento;
3. Representante: Llegar a los grupos de audiencia (ciudadanos, socios de negocios y empleados de HUD) para determinar sus necesidades y actuar como representante para asegurarse de que HUD pueda satisfacer estas necesidades a través de sus productos en la Web;
4. Promotor: Comercializar los productos Web de HUD entre las audiencias potenciales;
5. Entrenador: Entrenar al personal de HUD en el uso de los productos Web en forma apropiada y
6. Visionario: Anticipar y mirar al futuro, analizando y proponiendo nuevas ideas para que el Departamento pueda utilizar la Web para cumplir su misión de manera más eficiente y efectiva.

Equipo Web Departamental

Las responsabilidades específicas del Equipo Web Departamental incluyen:

• Recomendar, interpretar y supervisar la implementación de las políticas Web del Departamento emitidas por el Subsecretario;
• Establecer procedimientos y normas para los productos de HUD en la Web;
• Brindar instrucciones, guía y entrenamiento a los Gerentes Web de la organización;
• Informar a los ejecutivos de alto nivel de HUD sobre los productos de HUD en la Web y consultarlos sobre la utilización de la Web para el cumplimiento de sus metas;
• Investigar y desarrollar estrategias, metas y objetivos anuales y a largo plazo para el uso de los productos Web por parte del Departamento, y evaluar e informar su rendimiento;
• Desarrollar, justificar y administrar el presupuesto de apoyo técnico para el Equipo Web Departamental y los Gerentes Web en oficinas de campo (las oficinas de programas brindan su propio apoyo técnico);
• Representar y coordinar, junto con el personal correspondiente, la participación del Departamento en los proyectos interagencias y en otras actividades externas que afectan el contenido del sitio Web de HUD;
• Brindar asistencia técnica a los socios de HUD en la utilización de la Web para brindar los servicios financiados por el Departamento, a través de las Clínicas Web y
• Administrar los proyectos del Departamento relativos a la comercialización y extensión a través de la Web.

Gerentes Web de la sede central

Cada Secretario Asistente es responsable del desarrollo y mantenimiento de contenidos relevantes, actuales y precisos - información sobre programas, procesos de trabajo y servicios - en los sitios Web de HUD. El contenido suministrado por las oficinas de la sede central debe ser de naturaleza "genérica" o "nacional".

Cada Secretario Asistente selecciona o designa un Gerente Web que administra el desarrollo de contenidos y realiza otras funciones de administración de sitios Web en esa organización. Los Gerentes Web de la sede central trabajan en conjunto con sus Secretarios Asistentes y con el personal clave para asegurar que el material que se publica en la Web refleje las direcciones y objetivos establecidos por el Secretario, el Subsecretario y el Secretario Asistente y que obre de acuerdo a la guía estipulada en las comunicaciones Departamentales emitidas por el Secretario Asistente de Asuntos Públicos. En las organizaciones principales, los Gerentes Web deben ser asignados a estas tareas a tiempo completo. Los Secretarios Asistentes deben asegurar que sus Gerentes Web cuenten con el apoyo y la cooperación del personal dentro de la organización para cumplir con sus tareas, y que realicen su trabajo de acuerdo con las directivas y objetivos departamentales para la Web.

Los Secretarios Asistentes y los Directores Regionales aseguran que los gerentes de programas locales cumplan con las normas y directivas departamentales.

El Gerente Web Departamental para las Operaciones de la sede central establece los procedimientos y brinda una guía y entrenamiento para los Gerentes Web de la sede central.

Gerentes Web en oficinas de campo

Cada Director Regional es responsable del desarrollo y mantenimiento de contenidos relevantes, actuales y precisos - información local y servicios - para los productos Web de HUD. El contenido del sitio Web suministrado por las oficinas de campo de HUD debe ser de naturaleza local.

Para administrar este esfuerzo, cada Director Regional cuenta con un Gerente Web de oficina de campo de tiempo completo para coordinar las actividades relacionadas con la Web en la Región. Los Gerentes Web de oficinas de campo trabajan en conjunto con sus Directores Regionales y con los gerentes claves en toda la Región para asegurar que el material que se publica en la Web refleje las direcciones y objetivos establecidos por el Secretario, el Subsecretario y el Director Regional y que obre de acuerdo a la guía estipulada en las comunicaciones Departamentales emitidas por el Secretario Asistente de Asuntos Públicos. Los Directores Regionales aseguran que los Gerentes Web en oficinas de campo cuenten con el apoyo y la cooperación del personal en toda la Región para cumplir con sus tareas, y que realicen su trabajo de acuerdo con las directivas y objetivos departamentales para la Web.

El Gerente Web Departamental para las Operaciones en oficinas de campo establece los procedimientos y brinda una guía y entrenamiento para los Gerentes Web en oficinas de campo.

Políticas de la Web

Información general

1. HUD posee un sitio oficial en Internet, ubicado en www.hud.gov. Cuenta con un sitio en la intranet, en hudatwork.hud.gov. Todo el contenido proveniente de las oficinas locales y de las oficinas de programas - incluyendo el contenido que reside en los servidores externos - debe proceder de los sitios oficiales del Departamento y debe cumplir con las normas de publicación, plantillas y pautas de diseño establecidas por el Equipo Web Departamental. Los Centros de Información de HUD tienen el mismo formato y diseño, tal como sucede con los contestadores automáticos de HUD. Los productos de HUD en la Web están diseñados para comunicar - ya sea a través de la información que contienen, como por su presentación - que somos "un solo HUD".

2. Los productos de HUD basados en la Web son herramientas de administración, por lo tanto, deben ser utilizados sólo para los negocios oficiales de HUD relacionados con su misión. Los productos de HUD en la Web están financiados con fondos apropiados (de los contribuyentes); por lo tanto, HUD no puede presentar páginas Web de organizaciones privadas, incluyendo organizaciones de empleados. Si corresponde, HUD puede realizar enlaces a sitios Web desarrollados por organizaciones relacionadas.

3. HUD puede crear o presentar sitios Web para los proyectos federales relacionados con misiones entre agencias, con la aprobación del Equipo Web Departamental y del CIO.

4. Todas las aplicaciones basadas en la Web (procesos interactivos, bases de datos y otros servicios en línea) deben seguir normas de diseño básicas establecidas por el Equipo Web Departamental y deben cumplir con todas las leyes, regulaciones y políticas del Departamento relacionadas con la privacidad y seguridad. Además, las aplicaciones desarrolladas o sujetas a una revisión significativa después de julio de 2001 deben cumplir con todas las leyes, regulaciones y políticas relacionadas con la accesibilidad.

5. Cualquier participación en sitios Web interagencias (esto es, "portales") debe ser coordinada por el Equipo Web Departamental.

Coordinación y aprobación

6. Es responsabilidad de cada Secretario Asistente y Director Regional asegurar que el contenido de todos los productos Web de HUD (Internet, intranet y centros de información) que sea responsabilidad de sus organizaciones, sea actual y preciso. Los Secretarios Asistentes y los Directores Regionales son responsables de establecer y comunicar los procedimientos dentro de sus organizaciones para asegurar que todo contenido entregado al Gerente Web haya sido correctamente coordinado y aprobado.

7. Todo contenido de naturaleza política o relacionado con políticas debe ser coordinado por la Oficina de Asuntos Públicos (Office of Public Affairs) antes de su publicación. Es responsabilidad del integrante correspondiente del Personal Principal o del Director Regional asegurar que esto ocurra.

8. Comenzando el 1 de enero de 2002, y el primer día de cada trimestre posteriormente, cada Secretario Asistente y cada Director Regional deben entregar una certificación por escrito declarando que el contenido del sitio Web público de HUD y de los centros de información de HUD, por el cual su organización es responsable, es actual y preciso. Los memos que documentan la certificación deben ser dirigidos al Subsecretario, a la atención del Director de ODOC. ODOC coordinará el proceso de certificación para el Subsecretario.

9. Las aplicaciones basadas en la Web o habilitadas en la Web deben desarrollarse en cumplimiento de las normas técnicas y plataformas desarrolladas por el CIO, y también de las políticas Web y normas de publicación del Departamento. Las aplicaciones basadas en la Web - tanto las desarrolladas por HUD como las desarrolladas por contratistas para HUD - deben coordinarse con el CIO. Cualquier nueva aplicación habilitada en la Web debe coordinarse con el Equipo Web Departamental en todo el proceso, para asegurarse de que cumpla con las políticas y normas del departamento y que esté diseñada a la medida exacta de los productos Web de HUD. Todas las aplicaciones basadas en la Web deben pasar por el Centro de Pruebas de HUD (HUD Test Center), a cargo del CIO, antes de ser publicadas.

10. Las tecnologías Web genéricas (tecnologías que pueden utilizarse en cualquier oficina de HUD), como chats/debates, listas de correo y transmisiones Web, serán propuestas y auspiciadas por el Equipo Web Departamental (ODOC). Las tecnologías desarrolladas por el Equipo Web Departamental, con acuerdo del CIO, constituirán las tecnologías estándar del Departamento. Las oficinas de la sede central y las oficinas de campo no deben desarrollar estas tecnologías en forma independiente ni utilizar tecnologías genéricas no estándar.

11. No se repetirá información/servicios en los sitios Web de HUD. Es responsabilidad de cada Gerente Web asegurar que el nuevo contenido no repita el contenido ya existente, en cualquier ubicación del sitio Web. Si una organización desea agregar o aumentar el contenido desarrollado por otra organización, ambas deben trabajar en conjunto para desarrollar una sola fuente de información.

1. Las oficinas de la sede central, de manera exclusiva, deben crear contenido de naturaleza genérica - esto es, contenido que se aplica en todo el Departamento. Por ejemplo, las descripciones de programas deben crearse en las oficinas de la sede central.
2. Las oficinas de campo deben crear contenido de naturaleza local  - esto es, contenido conocido/recabado/mantenido sólo a nivel local. El contenido suministrado por las oficinas de campo debe agregar valor al contenido genérico brindando recursos, ejemplos y contactos locales específicos.
3. El desarrollo y mantenimiento del contenido que puede extraerse de bases de datos y sistemas nacionales (por ej., las listas de apartamentos de la Sección 8) debe realizarse en las oficinas de la sede central.

Creación de archivos, publicación y retención

12. Todo el material sobre cualquiera de los productos de HUD basados en la Web debe permanecer en los servidores propios de HUD. En raros casos, el CIO puede aprobar - por escrito - una excepción a esta política, sólo si es en total beneficio del Departamento. Las excepciones deben concederse antes de iniciar cualquier nueva o ampliada relación contractual por servicios de servidor de Web. Debe suministrarse una copia del permiso del CIO por escrito al Equipo Web Departamental. Todas las páginas Web oficiales de HUD - incluyendo las que residen en servidores externos - deben cumplir con todas las políticas Web y normas de publicación de HUD y con todas las políticas y normas definidas por el CIO.

13. Cualquier gerente o empleado que desee publicar información en el sitio Web de HUD debe suministrar dicha información al Gerente Web correspondiente en un archivo electrónico. Todo informe, documento, aplicación u otro producto desarrollado por contratistas para HUD debe cumplir con todas las políticas y normas de diseño de HUD y debe suministrarse en formato electrónico compatible con una computadora personal (incluyendo gráficos y fotos). Estas especificaciones deben incluirse en los contratos. Los requisitos específicos se describen en las Normas de Publicación en la Web del Departamento.

14. Todos los archivos utilizados en cualquiera de los productos Web de HUD deben ser propiedad del Departamento y estar controlados por él.

15. El personal individual de HUD no puede crear sitios Web descritos como "páginas de HUD" en cuentas personales con Proveedores de Servicios de Internet privados; el Departamento tampoco realizará enlaces a cualquier "página de HUD" que sea propiedad o esté controlada por un empleado particular de HUD.

16. Los gerentes Web Departamentales otorgan derechos de publicación de archivos en los sitios Web de HUD, basados en pautas desarrolladas con el CIO. Los derechos están limitados con el propósito de proteger la integridad y seguridad de los sitios Web de HUD. Las personas que poseen derechos de publicación pueden publicar información sólo con la aprobación del Gerente Web de esa organización.

1. Los Gerentes Web de la sede central pueden solicitar derechos de publicación para no más de dos personas en sus organizaciones.
2. La publicación de las partes del sitio Web de HUD en Internet correspondientes a las oficinas de campo es realizada por el contratista de apoyo técnico del Equipo Web Departamental.
3. Los Gerentes Web en oficinas de campo pueden solicitar derechos de publicación para no más de dos personas por oficina de campo, para las páginas de hud@work correspondientes a las oficinas de campo. En el futuro, todas las publicaciones de contenido correspondiente a las oficinas de campo podrán ser realizadas por el contratista del Equipo Web.

17. La información publicada en la página principal de HUD en Internet y en los centros de información debe mantenerse en forma consecuente con la Ley de Libertad de Información (Freedom of Information Act) y la Ley de Registros Federales (Federal Records Act). Los documentos relacionados con administraciones particulares (esto es, documentos que puedan considerarse como de naturaleza "política", como discursos, testimonios, comunicados de prensa, informes de logros, planes de administración, etc.) deben trasladarse a la sección de "archivo" designada en la "biblioteca" de Internet, al final de la administración, donde podrán ser utilizados para investigación.

Procedimientos de emergencia

18. En caso de emergencia, la información relacionada con la emergencia puede publicarse en el sitio Web de HUD en forma remota. El procedimiento utilizado para la publicación de información de emergencia es el siguiente:

1. La información a publicar debe entregarse en forma telefónica, en persona o de la manera más rápida posible al Secretario, Subsecretario o al Jefe de Personal para su aprobación, con el correspondiente aviso al Secretario Asistente de Asuntos Públicos. La persona que suministra la información obtendrá la confirmación de que la información fue recibida.
2. Si la emergencia afecta a una o más oficinas de campo, la información será coordinada con el Subsecretario Asistente de Administración y Política de Oficinas de campo o la persona por él/ella designada antes de ser entregada al Secretario, Subsecretario o al Jefe de Personal y al Secretario Asistente de Asuntos Públicos.
3. Una vez aprobada por el Secretario, Subsecretario o el Jefe de Personal, la información se entregará a la Oficina de Asuntos Públicos para su autorización. El Secretario Asistente de Asuntos Públicos designará - por adelantado - al personal específico responsable de emitir esta autorización.
4. El Secretario Asistente de Asuntos Públicos o la persona por él designada puede publicar la información personalmente o telefonear a uno de los dos Gerentes Web Departamentales y ponerlo en aviso sobre el envío de información para su publicación. El Secretario Asistente o la persona por él designada enviará la información a publicar por correo electrónico al Gerente Web Departamental, y éste la publicará de inmediato.

19. Sólo el Secretario Asistente de Asuntos Públicos o la persona por él designada y los dos Gerentes Web Departamentales tienen autoridad para publicar estas actualizaciones de emergencia. La información se publicará sólo con la autorización del Secretario Asistente de Asuntos Públicos (o la persona por él designada) o, si no estuviera disponible el personal de Asuntos Públicos, con la autorización del Secretario, Subsecretario o Jefe de Personal. Los Gerentes Web Departamentales no publicarán información suministrada por terceras partes (incluyendo otros Secretarios Asistentes, asistentes especiales y otros ayudantes políticos).

20. El Secretario Asistente de Asuntos Públicos o la persona por él designada y los Gerentes Web Departamentales pueden publicar información desde cualquier punto del país, siempre que tengan acceso a una computadora con acceso a Internet y siempre que los servidores de HUD estén en funcionamiento en las ubicaciones primarias o secundarias.

21. Los Gerentes Web Departamentales suministrarán todos los números telefónicos correspondientes (incluyendo teléfonos particulares y celulares) y direcciones de correo electrónico particulares al Secretario, Subsecretario, Jefe de Personal, Secretario Asistente de Asuntos Públicos y al Director de ODOC.

22. Se recurrirá a este procedimiento sólo en caso de emergencia nacional o una emergencia que obligue al cierre del Edificio de la sede central de HUD. En todos los demás casos, deberán respetarse los procedimientos regulares de publicación en la Web.

23. Estos procedimientos se incorporarán al Plan de Continuidad de Operaciones [Continuity of Operations Plan (COOP)] y a los procedimientos del Centro de Operaciones de Emergencia de HUD (HUD Emergency Operations Center).

Enlaces

24. Pueden crearse enlaces a otros sitios Web siempre que el enlace agregue valor al sitio y no repita la información en el sitio Web. No es necesario solicitar la aprobación del dueño de otro sitio Web para hacer un enlace a dicho sitio.

25. Como regla, los enlaces no pueden promocionar productos o servicios específicos con fines de lucro. Está permitido realizar enlaces a las páginas principales o a las direcciones de correo electrónico de una categoría de socios privados de HUD con fines de lucro (por ej., los prestamistas aprobados por HUD, los agentes de bienes raíces aprobados por HUD, etc.), cuando se promuevan los objetivos de servicio al cliente y los programas de HUD, con las siguientes disposiciones:

1. Debe publicarse una lista completa de los proveedores en esa categoría (tanto los que poseen sitios Web o correo electrónico, como los que no);
2. Debe notificarse a todos los proveedores en esa categoría que HUD creará enlaces a los sitios Web/direcciones de correo electrónico de aquéllos que lo posean, antes de publicar los enlaces y
3. Los enlaces deben incluir la página de intercepción con el descargo de responsabilidad de HUD.

26. Los enlaces deben revisarse con precaución y en forma regular para asegurarse de que continúen agregando valor, que no existan sólo para promocionar determinados productos o servicios, y que sean de buen gusto.

27. Al utilizar un enlace a un sitio Web fuera de HUD, debe utilizarse una página de intercepción con el descargo de responsabilidad estándar de HUD.

28. Debido a que el sitio Web de HUD en Internet es de dominio público, cualquier persona puede realizar un enlace al mismo sin solicitar permiso.

Privacidad

29. Es muy importante proteger la privacidad de los individuos que utilizan los productos Web de HUD. La Oficina de Administración y Presupuesto [Office of Management and Budget (OMB)] ha dado órdenes a todas las agencias federales para que publiquen su políticas de protección de la privacidad de los usuarios de páginas Web en todos los puntos de ingreso a los sitios Web. En HUD, cada página Web estándar debe incluir un enlace a la declaración de privacidad de HUD. El enlace a la declaración de privacidad está construido en la plantilla estándar y no debe eliminarse, deshabilitarse ni modificarse por ningún motivo.

30. Todas las aplicaciones automatizadas que reunen información deben tener un enlace a la declaración de privacidad en la primera página de la aplicación. Los gerentes de programas que desarrollan las aplicaciones deben asegurar que sus aplicaciones cumplan con las condiciones establecidas en la política de privacidad y, de no ser así, deben consultar con los Gerentes Web Departamentales y con el Asesor General para modificar la declaración de privacidad para esa aplicación.

31. Todos los formularios de correo electrónico deben estar precedidos por la página de intercepción, con la descripción de la política de HUD para la protección de la privacidad del correo electrónico en lenguaje estándar.

32. Los comentarios, registros de visitantes y cualquier otro mensaje de correo recibido a través de la Web puede archivarse sólo por su contenido. HUD no guardará direcciones de correo electrónico con el propósito de crear listas de correo o para identificar personas determinadas con comentarios específicos. Además, cuando existan oportunidades para que los usuarios de los productos Web de HUD puedan realizar comentarios o sugerencias en línea, solicitar material, inscribirse en reuniones o conferencias, o realizar cualquier otra acción mediante la cual el personal de HUD pueda identificarlos por su dirección de correo electrónico, deberá utilizarse la advertencia de la Ley de Privacidad estándar de HUD.

33. El uso de "cookies" - software que recoge información personal con el propósito de suministrar información/sistemas personalizados a los individuos - debe realizarse con precaución y previsión.

1. Como regla, está permitido el uso de "cookies de sesión" - cookies que no retienen información personal más allá de una sola sesión.
2. El uso de "cookies continuos" - cookies que recogen información de identificación con el propósito de reconocer a un usuario particular de una sesión a otra - está permitido sólo si existe una razón imperiosa que así lo requiera. Antes de implementar los cookies continuos, el gerente principal (Secretario Asistente o Director Regional) a cargo de esa aplicación o sección del sitio Web debe formular un pedido por escrito al Subsecretario, documentando la necesidad imperiosa de recabar los datos en el sitio y solicitando permiso por escrito para realizarlo. Si el Subsecretario aprueba el pedido, ese funcionario de administración debe asegurarse de publicar un aviso en un lugar visible en cada página que utiliza cookies continuos. Dicho aviso debe explicar de qué modo se utilizará y protegerá la información. Debe obtenerse la aprobación del Subsecretario Y enviarse una copia de dicha aprobación a los Gerentes Web Departamentales y al CIO, antes de implementar la tecnología.

34. Cualquier aplicación interactiva suministrada a través de la Web debe cumplir con todos los requisitos aplicables de la Ley de Privacidad.

Accesibilidad

35. El sitio Web de HUD - incluyendo todas las aplicaciones/procesos de trabajo en línea - debe cumplir con la Sección 508 de la Ley de Rehabilitación de 1973. Algunos requisitos incluyen lo siguiente:

1. Se debe proveer un equivalente en texto por cada elemento que no sea texto. Los gráficos, fotos y otras imágenes deben ser descritas en cuadros de texto. Las presentaciones de audio y vídeo debe incluir subtitulado de texto sincronizado. Los mapas, cuadros y gráficos deben contar con descripciones de texto.
2. Si se utiliza color para la navegación, para enfatizar textos o transmitir significados, se debe proveer una alternativa en texto para aquéllos que no reconocen los colores.
3. Utilice sólo diseños y tecnologías reconocidas por todos los navegadores Web o asegúrese de suministrar un modo alternativo de proporcionar información/servicios para las personas cuyos navegadores no se adaptan a estos diseños/tecnologías.
4. No utilice texto, objetos u otro elemento titilante o parpadeante.
5. Si una página Web requiere el uso de una pieza de software gratuito específica (un "plug-in"), debe suministrarse un enlace a una aplicación adicional accesible. Si no existe una aplicación accesible, no se puede utilizar dicho formato.
6. Las personas que utilizan tecnologías de adaptación/asistencia deben poder acceder a los formularios electrónicos.

36. En las Normas de Publicación de HUD en la Web (HUD's Web Publications Standards) y en el sitio Web oficial del gobierno en: www.section508.gov se encuentra disponible una lista completa de requisitos y procedimientos para lograr la accesibilidad de las páginas Web.

37. HUD también se compromete a hacer que su sitio Web sea accesible para las personas que poseen computadoras con baja capacidad y módems lentos. Los gráficos deben agregar contenido de valor real a la información presentada - no sólo un atractivo visual - ya que aumentan en forma considerable el tiempo de descarga. Los documentos de gran tamaño deben segmentarse en secciones más pequeñas o publicarse en formato "PDF". En las Normas de Publicación de HUD para sitios Web puede encontrarse una guía específica para gráficos.

38. Cuando se presenten números telefónicos deben suministrarse alternativas TTY, donde existan.

Correo electrónico generado en la Web

39. Los mensajes de correo electrónico generados por los productos de HUD en la Web deben recibir respuesta de inmediato, utilizando correo electrónico, de ser posible. Normalmente, los mensajes electrónicos generado en la Web deben responderse en un plazo de dos días laborables. Si una respuesta requiere de investigación, el Gerente Web o la persona por él/ella designada debe enviar una respuesta momentánea al solicitante en un plazo de dos días laborables. Las respuestas finales deben enviarse en un plazo que no exceda las dos semanas. En raros casos, si la respuesta requiere más de dos semanas de preparación, el Gerente Web notificará al solicitante y le ofrecerá una fecha de envío para la respuesta final.

40. Si un Gerente Web o la persona por él designada recibe un mensaje electrónico que puede ser respondido de manera más efectiva por otra organización (por ej., el Gerente Web de la Región III recibe un mensaje solicitando información sobre programas de vivienda en Texas, o el Gerente Web de CPD recibe un mensaje solicitando información sobre programas de vivienda pública), debe enviar el mensaje al Gerente Web correspondiente de inmediato, ya sea copiando el solicitante o enviándole una respuesta momentánea notificándole que el mensaje ha sido reenviado a la autoridad correspondiente.

41. Los empleados serán responsables de suministrar una respuesta inmediata, cortés y apropiada a los mensajes de correo electrónico generados en la Web, en cumplimiento de las normas de desempeño. Las respuestas deben reflejar el fuerte compromiso de HUD con un eficiente servicio al cliente.

42. Las personas que utilizan el sitio Web de HUD pueden informar sobre la potencial falta de precisión de los datos que se presentan en el sitio Web, a través del sistema de correo en la Web. En estos casos, los Gerentes Web o las personas por ellos designadas deben enviar el mensaje a la casilla de correo electrónico designada, mantenida por la Oficina de Administración, para su procesamiento según los requisitos de la Sección 515 de la Ley de Apropiaciones del Tesoro y el Gobierno General (Treasury and General Government Appropriations Act) para el año fiscal 2001 y la guía acorde de la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB, por sus siglas en inglés), "para asegurar y maximizar la calidad, objetividad, utilidad e integridad de la información divulgada por las agencias federales." Si se encuentran datos imprecisos en el sitio Web, el Gerente Web debe trabajar con la oficina correspondiente para corregir dichos datos lo más pronto posible.

Fotos y gráficos

43. Las fotos tomadas en eventos especiales de HUD o las fotos oficiales de los funcionarios de HUD pueden publicarse libremente en los productos Web de HUD. Las fotos tomadas en eventos que no sean los eventos oficiales de HUD necesitan del permiso por escrito de las personas que aparecen en las fotos, antes de su publicación. Las fotos tomadas de otras fuentes (periódicos, libros, organizaciones no gubernamentales, etc.) necesitan del permiso de la organización por escrito, antes de publicarse.

44. Los gráficos deben cumplir con las especificaciones contenidas en las Normas de Publicación de HUD para sitios Web.

45. Si se obtienen gráficos de una fuente que no sea HUD, ni sitios del dominio público, debe solicitarse y mantenerse permiso por escrito al dueño de los gráficos.

46. El sello oficial de HUD será utilizado sólo por HUD, para temas oficiales. Los socios de HUD que deseen utilizar un ícono de HUD para realizar el enlace al sitio Web de HUD pueden utilizar el gráfico suministrado en el Estante 15 de la "biblioteca Web".

Debates ("Chats")

47. Los gerentes pueden solicitar debates en línea, tanto en Internet como en la intranet, con fines oficiales. Los debates en Internet deben estar dirigidos a los socios o ciudadanos de HUD, y los debates en la intranet deben dirigirse a los empleados de HUD. Los debates pueden estar protegidos por contraseña para restringir la participación, cuando sea necesario.

48. Los debates deben estar monitoreados por un empleado designado por HUD, quien será responsable de asegurar que estén bien enfocados y sean adecuados. Es responsabilidad del moderador notificar al Gerente Web y al Equipo Web Departamental el momento en que la discusión llegó a su fin y debe extraerse del sitio Web.

49. Los pedidos de debate deben ser aprobados por el Secretario Asistente o la persona por él/ella designada, en la sede central, y por el Director Regional, el Subdirector Regional, el Director de Oficina de campo o las personas por ellos designadas, en las oficinas de campo, antes de ser entregados al Gerente Web. En las Normas de Publicación en la Web están definidos los procedimientos para el pedido de debates.

Transmisiones Web

50. Las transmisiones Web - vídeo en vivo o grabado ofrecido a través del sitio Web- constituyen una buena manera de proporcionar entrenamiento e información al consumidor y de conducir reuniones en línea. Las transmisiones Web pueden utilizarse sólo con fines relacionados con la misión oficial de HUD. Deben coordinarse con el Gerente Web correspondiente (en la sede central o en oficinas de campo), con el Estudio de Transmisión de HUD y con el Equipo Web Departamental. Las transmisiones Web deben incluir subtitulado para las personas con problemas de audición. En las Normas de Publicación en la Web están definidos los procedimientos para el pedido de transmisiones Web.

Listas de correo

51. HUD ofrece listas de correo electrónico automatizadas a los gerentes que desean utilizarlas con fines oficiales. Las listas de correo pueden utilizarse de dos maneras: pueden ser abiertas (los visitantes al sitio Web pueden suscribirse a la lista de correo por sí solos) o "cerradas" (sólo el dueño de la lista puede decidir quién formará parte de la lista). Los pedidos de listas de correo deben ser aprobados por el Secretario Asistente o la persona por él/ella designada, en la sede central, y por el Director Regional, el Subdirector Regional, el Director de Oficina de campo o las personas por ellos designadas, en las oficinas de campo, antes de ser entregados al Gerente Web. En las Normas de Publicación en la Web están definidos los procedimientos para el pedido de listas de correo.

52. Las direcciones de correo electrónico de las personas que desean formar parte de una lista de correo de HUD se mantendrán sólo a los fines de dicha lista de correo. No se utilizarán para ningún otro propósito dentro del Departamento ni se suministrarán a nadie fuera del Departamento.

Otras leyes y requisitos

53. Los registros de visitantes, encuestas, formularios y cualquier otro material que solicite información del público debe cumplir con la intención de la Ley de Eliminación del Papeleo del Gobierno [Government Paperwork Elimination Act (GPEA)].

54. La información pública presentada en Internet y en los centros de información debe estar disponible a cualquier persona que no tenga acceso a la Web, al solicitarlo. Es conveniente contar con una versión impresa del documento Web.

55. Los compromisos, agradecimientos o referencias a productos o servicios específicos no pueden estar disponibles al público en ningún sitio Web de HUD, incluyendo los sitios establecidos por HUD para los contratistas privados.

Centros de información

56. El propósito de los centros de información de HUD es acercar a HUD a las personas que pueden no haber pensado en utilizar la información y los servicios del Departamento. Por esta razón, es esencial que los centros estén ubicados en lugares abiertos al público: centros comerciales, almacenes abiertos las 24 horas, bibliotecas públicas, centros de transporte y otros lugares públicos que están abiertos más allá de las horas normales de trabajo. Los centros no se ubicarán en edificios federales, ayuntamientos, edificios del condado ni en lugares donde el acceso al público esté limitado en horas de la noche y los fines de semana.

57. Los Directores Regionales y los Gerentes Web en oficinas de campo deben monitorear el uso de los centros de información de HUD. A continuación se detallan las normas de desempeño para los centros de información:

1. Las estadísticas de los centros deben indicar que al menos 100 personas utilizaron cada centro, cada mes y
2. Las estadísticas deben indicar que se imprimieron al menos 100 páginas cada mes.

Si un centro no cumple con estas normas durante tres meses consecutivos, el Director Regional y el Gerente Web en oficinas de campo deben tomar medidas, ya sea para identificar y corregir el problema que está limitando el uso del centro (por ej., publicidad insuficiente, problemas de mantenimiento que no han sido comunicados) o para iniciar acciones para trasladar el centro a una ubicación donde pueda tener éxito.

Contestadores Automáticos de HUD

58. El propósito de los contestadores automáticos de HUD es brindar acceso a la información del sitio Web de HUD a todas las personas que no tengan acceso a Internet y ayudar al personal de HUD a responder las preguntas de los ciudadanos que visitan las oficinas de HUD.

59. Los contestadores automáticos deben ubicarse en un área bien iluminada de la oficina, de fácil acceso para los visitantes de HUD y cerca del personal de HUD que da la bienvenida a los visitantes.

60. Los Directores Regionales y los Gerentes Web en oficinas de campo son responsables de asegurar el mantenimiento y la promoción de los contestadores automáticos de manera que los ciudadanos estén informados sobre la disponibilidad de este recurso.

Clínicas Web

61. Las clínicas Web son conducidas sólo por integrantes del Equipo Web Departamental, que representa al Departamento en sus proyectos de contenido Web fuera del Departamento.

62. El Equipo Web Departamental es el encargado de suministrar todos los materiales para el entrenamiento. Los materiales para las clínicas - incluyendo el programa Asistente de Clínica Web (Web Clinic Wizard) - sólo se suministran a las personas que participan en una Clínica Web.

63. Las Clínicas Web están programadas en todo el país, normalmente en las oficinas de campo de HUD. El Equipo Web Departamental coordina la logística con el correspondiente Gerente Web en oficina de campo y el Director de la oficina de campo local de HUD.

64. Las oficinas de programas pueden solicitar Clínicas Web para grupos de clientes específicos (por ej., beneficiarios de los subsidios del programa FHIP/FHAP), comunicándose con los Gerentes Web Departamentales.

Normas de publicación

65. Las Normas oficiales de Publicación de HUD para sitios Web, que complementan estas políticas, establecen reglas y requisitos de diseño específicos que rigen los productos Web de HUD. Las Normas de Publicación en la Web pueden encontrarse en línea.