Alaska - Promesa de prácticas de programas - Vales de Ayuda Social al Trabajo

Agencia: Corporación de Vivienda y Financiación de Alaska (AHFC) y División de Asistencia Pública (DPA) de Alaska
(Dimensión del Programa WtW: 652 vales)

Desafío

La Corporación de Vivienda y Financiación de Alaska (Alaska Housing Finance Corporation, AHFC) es una agencia estatal de vivienda que administra 4,100 vales de elección de vivienda en 12 regiones en todo el estado. Administra un programa de vales de Ayuda Social al Trabajo (WtW, por sus siglas en inglés) de 652 unidades en siete de estas regiones. Los desafíos que enfrenta la AHFC mientras se esfuerza por mantener una utilización de los vales del 100 por ciento y apoyar los esfuerzos de autosuficiencia de los participantes incluyen:

• La administración del programa en un territorio geográfico enorme. La extensión de Alaska, aproximadamente un quinto de la extensión de EE.UU, genera desafíos administrativos, financieros y técnicos. AHFC divide el estado en cuatro regiones y asigna un coordinador de área a cada región para que supervise la administración del programa.
• Alta renovación de personal. La renovación de personal perjudica el manejo de los programas, en especial para un programa que es nuevo y que requiere mucha mano de obra así como un alto nivel de coordinación entre las agencias socias.
• Alto índice de renovación en el programa de vales WtW. En la actualidad, AHFC calcula un índice de renovación de familias que participan en el programa de vales WtW del 45 por ciento.
• Limitación del programa FSS. Sólo una pequeña cantidad de clientes WtW pueden recibir los beneficios del Programa de Autosuficiencia Familiar (FSS, por sus siglas en inglés) dado que éste sólo está disponible para familias que viven en Anchorage y Juneau.
• Fondos limitados. Al igual que la mayoría de las agencias WtW, la AHFC no recibió fondos directamente de Ayuda Temporaria para familias necesitadas (TANF, por sus siglas en inglés), ni del Departamento de Trabajo de EE.UU. (DOL, por sus siglas en inglés), ni de ninguna otra entidad para mantener el programa, lo que hizo de la administración de casos y la provisión de servicios de apoyo todo un desafío.

Solución: Asociación con una agencia estatal TANF para proporcionar administración de casos y servicios de apoyo a los clientes WtW

Con el objetivo de enfrentar estos desafíos, la AHFC se asoció con el Departamento de Asistencia Pública (Department of Public Assistance, DPA), la agencia TANF del Estado de Alaska, para administrar el programa de vales WtW. El primer resultado de esta asociación fue un memorando de entendimiento (MOU, por sus siglas en inglés) que explicaba en detalle cómo sería administrado el programa a través de esta asociación.

A medida que el programa se ponía en marcha, ambas agencias se dieron cuenta, por ensayo y error, de qué estaba funcionando y qué no. Surgieron desafíos y oportunidades nuevas y los socios vieron la necesidad de volver a sentarse a la mesa de negociación y redactar un MOU nuevo para incrementar la efectividad de la asociación. El segundo MOU establece el desarrollo y la implementación de un plan de acción, que garantizará que ambas agencias trabajen para lograr las metas y los objetivos del MOU.

La AHFC y la DPA estuvieron de acuerdo en que el éxito del programa será el resultado de la voluntad de las agencias de trabajar juntas hacia la meta común de ayudar a los receptores de vales WtW a encontrar y mantener un empleo. El éxito no fue rápido ni fácil, pero con el tiempo se logró con mucho trabajo y dedicación de parte del personal de las agencias.

Implementación

Los aspectos y ejemplos clave que ilustran la manera en que trabaja la asociación incluyen:

• Colaboración para redactar el MOU. Cuando estaban formando la asociación, la AHFC y la DPA se reunieron frecuentemente para debatir sus ideas acerca de qué debería incluirse en el MOU. Incluso cuando no se reunían, las agencias intercambiaban ideas, propuestas y lenguaje de redacción con regularidad. Las agencias se pedían aclaraciones con libertad cuando era necesario.
  
  
• Asignación de funciones y responsabilidades claras al personal de línea. En un principio, la AHFC había pensado previsto que la DPA se encargara de derivar familias elegibles a la AHFC, pero la AHFC asumió esta responsabilidad debido a la reducción de personal otras limitaciones de la agencia estatal TANF. El personal regional de la AHFC investiga a las familias, determina los requisitos a cumplir, emite vales y las admite al programa. La familias WtW que reciben o han estado recibiendo hasta hace poco (dentro de los seis meses) beneficios de TANF, reciben servicios de administración de casos de parte de un trabajador social de la DPA. En el momento de la re-evaluación anual, el personal regional de AHFC controla la observancia de la familia a las obligaciones de una familia WtW. La DPA también brinda a los clientes WtW servicios de guardería y transporte cuando deben acudir a las reuniones de WtW, buscar una vivienda y asistir a las entrevistas.
  
  
• Compartir información para ayudar al personal de línea que trabaja con familias. El primer MOU permite a la DPA compartir información sobre las familias con la AHFC a los efectos de elegibilidad y verificación. El segundo MOU amplía considerablemente la capacidad de compartir información brindando acceso (sólo lectura) en línea a los datos del cliente almacenados en la base de datos estatal de la DPA: el Sistema de Información de Elegibilidad (EIS, por sus siglas en inglés). Por ejemplo, en el momento de la re-evaluación anual, el personal regional de la AHFC tiene acceso a los detalles de la historia de TANF de la familia, desde su progreso en cumplir las metas y objetivos de su plan individual de autosuficiencia de TANF hasta la identificación de problemas de no cumplimiento, sanciones, etc.
  
  
• Designación de un punto de contacto clave. Según lo dispuesto en el MOU, cada agencia designa un empleado para representar la agencia y dedicar el tiempo y la energía que sean necesarios para hacer que la asociación y el programa WtW funcionen. Como resultado, estos dos representantes de las agencias garantizan que WtW no quede en el olvido. Se otorgó a ambos representantes la responsabilidad de hacer que funcione la sociedad y la autoridad necesaria para llevarlo a cabo, que comprende negociar en nombre de su agencia, señalar y resolver problemas de política y desarrollar e implementar políticas y procedimientos.
  
  
• Tolerancia y compromiso. Primero y más importante que todo lo demás, las dos agencias están comprometidas a asistir a las familias del programa de vales WtW en su camino hacia la autosuficiencia. Por ello, han podido trabajar juntas a pesar de algunas diferencias filosóficas, limitaciones de recursos y reclamos de competencia, con buenos resultados. Cada agencia respeta los punto de vista dispares de la otra y no permite que estas diferencias lleven a una ruptura de la asociación. Por ejemplo, en un comienzo, la AHFC y la DPA tenían diferencias con respecto a quién debería ser elegible para recibir el vale WtW. AHFC quería restringir su criterio de selección para garantizar que las familias que elegibles están comprometidas a lograr las metas de empleo del programa. DPA se inclinaba por un criterio más flexible. Las dos agencias trabajaron juntas para determinar que los clientes elegibles deben cumplir con uno de estos dos criterios:
  • Recibe los beneficios de TANF, está en una buena posición en el plan de autosuficiencia de TANF y no está eximido de los requisitos de empleo de TANF; o
  • Es elegible para TANF o ha dejado de recibir los beneficios de TANF recientemente (dentro de los últimos 24 meses), que tenga empleo o esté en un programa de capacitación laboral reconocido.
    
    
• Capacitación y formación de la capacidad del personal. Como agencias estatal con gran alcance geográfico y una alta renovación de personal, la AHFC y DPA comparten el desafío enorme de comunicar, de manera efectiva y eficiente, prioridades, políticas y procedimientos al personal de primera línea y a los supervisores. El segundo MOU garantiza que el personal de primera línea de ambas agencias está muy bien informado y comprometido con las metas del programa de vales WtW gracias al componente de capacitación establecido. Por ejemplo, la AHFC está en proceso de informar a los administradores de caso de la DPA sobre los cambios del programa, así como acerca de algunos puntos básicos como la manera en que funciona un vale de vivienda, quién es elegible y los puntos de contacto locales.
  
  
• Brindar intercambio de información permanente. El segundo MOU específicamente estipula el intercambio de información permanente entre las dos agencias. A continuación se detallan algunos ejemplos de esto:
  • Como se establece en el segundo MOU, la AHFC implementó un procedimiento nuevo por el que el personal se pone en contacto con los trabajadores sociales de DPA para notificarles que ya está programado informar a la familia elegida para WtW y entregarle el vale. Esto permite que el trabajador social de DPA se comunique inmediatamente con la familia para ver si necesitan ayuda como transporte o servicios de guardería, mientras acuden a la reunión y buscan vivienda. Recientemente, la AHFC ha notado un aumento del 20 por ciento en la asistencia a las reuniones de información y lo atribuye en parte a la participación temprana del trabajador social de la DPA.
  • La AHFC experimenta altos índices de renovación en el programa de vales WtW. Las agencias trabajaron a la par para compartir y analizar información para entender mejor este problema y enfrentarlo. La AHFC identificó qué clientes abandonaron el programa y por qué y compartió estos datos con el personal de DPA. El personal de DPA entonces buscó en su base de datos para obtener los legajos de los clientes compartidos. La meta era determinar si la DPA podría haber intervenido y ayudar a estas familias y evitar así que abandonaran el programa.
  • Las agencias se comunican regularmente para informarse la una a la otra de cambios en las necesidades y prioridades, problemas y temores y buenos resultados. Los administradores de ambas agencias se reúnen trimestralmente para debatir la implementación y revisar la situación del programa. Además, el personal comparte electrónicamente toda la información posible como formularios y procedimientos revisados.
    
    
• Promoción efectiva del programa. Sólo alrededor de un tercio de los participantes del programa de vales WtW de Alaska reciben actualmente ayuda financiera de TANF. Las agencias descubrieron que el nombre del programa no reflejaba la situación de muchos de sus participantes que ya no estaban en asistencia social. Por ello las agencias rebautizaron el vale WtW por Vale de Iniciativa de Trabajo (Work Incentive, WIN) para adecuarse mejor a la población a la que apunta y crear sentimientos positivos hacia el programa dentro de la comunidad.
  

Resultados

El éxito genera éxito y esto es totalmente cierto en el caso de la asociación de la AHFC con la DPA y el programa de vales WIN. Los buenos resultados del programa WIN y la fortaleza de la asociación se tradujeron en más oportunidades de asociación y la posibilidad de ampliar y fortalecer los servicios que se proveen a los clientes compartidos.

La AHFC y la DPA quieren implementar el programa FSS en toda Alaska. Debido a las limitaciones de personal, la AHFC trabaja con el programa FSS en sólo dos ciudades. La AHFC está buscando opciones para expandir el FSS en las que los trabajadores sociales de la DPA administrarían el programa reclutando a las familias y administrando los casos. La idea es utilizar el programa de vales WtW como piloto, con el fin de ofrecer FSS a la mayor cantidad de clientes compartidos (WtW y TANF) como sea posible. La AHFC y la DPA están trabajando para desarrollar un programa “modelo” para el primer año y luego instaurar el programa FSS a las siete comunidades que administran vales WtW.