Evaluación financiera de Agencias de Vivienda Pública - Preguntas frecuentes

8. Mi autoridad de vivienda tiene distintos programas con diferentes cierres de año. ¿Qué período deben cubrir mis declaraciones financieras?

Si bien es cierto que los programas pueden tener diferentes requisitos de presentación de informes basados en diferentes cierres de año, la autoridad de vivienda tiene un único cierre de año fiscal. Las declaraciones financieras deben estar basadas en el cierre del año fiscal de la autoridad de vivienda.

La Guía de Contabilidad y Auditoría AICPA "Auditorías de Unidades Gubernamentales Locales y del Estado" trata este tema específicamente en la Declaración de Posición 98-3 (SOP 98-3, por sus siglas en inglés). La SOP 98-3 establece que una auditoría realizada conforme la Circular A-133 debe contemplar las transacciones financieras del auditado por su año fiscal, que no necesariamente coincide con el período de financiación de algunos programas. Por lo tanto, la auditoría debe incluir solamente una parte de las transacciones de fondos federales, ya que algunas transacciones podrían generarse fuera del período de la auditoría.

Las unidades integrantes de la autoridad de vivienda serán las únicas excepciones a esta norma. El Folleto GAAP 3 y GASB 14 tratan este tema.

9. Mi autoridad de vivienda es una entidad independiente y autónoma. ¿Debo presentar mis resultados de auditoría electrónicamente al REAC?

Todas las autoridades de vivienda, con gastos de fondos federales de $500,000 o superiores durante el año fiscal o que han recibido un subsidio operativo para cubrir el costo de la auditoría conforme el 24 CFR 990.108, deben presentar sus resultados de auditoría al REAC.

Función del auditor

1. ¿Cuál es la función del auditor durante el envío de una presentación auditada al departamento de Finanzas de PHA?

La función del auditor básicamente abarca dos puntos:

Primero, el auditor debe proporcionar a la PHA los siguientes archivos Word en formato "rtf":

a) Notas a las Declaraciones Financieras;
b) Informes A-133 o no A133 requeridos;
c) Declaraciones financieras de primer nivel;
d) Cronograma de Gastos de Fondos Federales;
e) Cronograma de Costos cuestionados y Conclusiones; y
f) Plan de Acción.

Segundo, el auditor debe realizar una certificación, comparando el informe de auditoría de la copia impresa con la información electrónica en la presentación. El auditor no debería ser quien genere la presentación para la PHA. La PHA es la entidad que debería generar la presentación, adjuntar los archivos "rtf" y transmitirla al REAC.

2. Describir el proceso que el auditor debe realizar para verificar una declaración financiera auditada y presentada electrónicamente al REAC en nombre de una PHA.

Una PHA recibe una copia impresa de la auditoría emitida por el auditor. La PHA o su representante ingresa la información auditada en el sistema FASS. Una vez presentada, el auditor revisa la información y realizar procedimientos de concordancia relativos a la presentación electrónica a través de la pantalla de certificación de auditoría en FASS. El auditor puede:

a) Transmitir nuevamente la información auditada a la PHA para que la corrija; o
b) Verificar la exactitud de los datos y volver a transmitirlos a la PHA, para que ésta pueda enviar sus datos auditados al REAC vía FASS.

Deudas (actuales y a largo plazo)

1. ¿Cómo debe tratar la PHA las deudas a largo plazo con respecto a la cancelación de la deuda?

El tratamiento contable de Deuda Directa y Garantizada por HUD es analizado en el "Folleto GAAP #4". La deuda directa y garantizada por HUD es cancelada para Capital Aportado (FDS Punto No. 503).

2. ¿Las ausencias compensadas para crear un déficit tendrán un impacto negativo en el puntaje FASS de una PHA?

El registro de ausencias compensadas (porción actual) disminuirá el puntaje FASS de la PHA para subindicadores uno y dos (esto es, número de saldo de fondo consumible mensual y proporción actual) del Indicador Financiero hasta el punto de no ser compatibles con PHA del mismo tamaño. Como pasivo circulante, reduce los cómputos de número de saldo de fondo consumible mensual y proporción actual. Vea GASB 16 para ausencias compensadas estimadas en la deuda actual o a largo plazo.

3. ¿Cómo deben las PHA clasificar la deuda a largo plazo con relación al Saldo de Fondo Consumible?

Según la Guía de Análisis y Metodología de Indicadores Financieros, el saldo de fondo consumible se reduce por deuda a largo plazo para créditos operativos. Sin embargo, no se reduce para deuda a largo plazo relacionada con proyectos de capital.

Programa de Ayuda para Mejora General (CIAP) y Subsidios Integrales

1. ¿Los subsidios integrales/CIAP cerrados deben ser informados como parte de la información de la declaración financiera anual de la PHA?

Si el subsidio integral/CIAP cerró al final del año, la declaración financiera de ese programa debe ser informada para reflejar las actividades del programa del año actual. Durante el siguiente año, la cuenta de activos fijos se transfiere al programa de Alquileres Bajos a través de una transferencia de capital informada en FDS Punto #1104.

2. ¿Cómo clasifican los materiales relacionados con el Programa de Subsidios Integrales?

No es común para materiales adquiridos con fondos recibidos conforme el Programa de Subsidios Integrales. Según los principios contables de HUD, si las sumas de dinero fueron consumidas de fondos del Subsidio Integral para este propósito, los materiales deben ser erogados de la cuenta #4590 y los ingresos deben acreditarse en la cuenta #3401. Sin embargo, utilizando el método de conversión GAAP, la PHA puede erogarlos o capitalizarlos basándose en la política de capitalización de la PHA y en los materiales adquiridos.

3. ¿Cuándo debería una PHA comenzar a amortizar los bienes adquiridos bajo el Programa de Subsidios Integrales?

La PHA debería comenzar a amortizarlo una vez que el bien esté en servicio.

4. Si una PHA comienza la amortización desde la fecha de adquisición o finalización de la mejora física, ¿dónde refleja el gasto de amortización acumulado en FDS?

La PHA reflejará el gasto de amortización acumulado en FDS Punto No. 166 del programa en el que el activo se halla registrado. (p.ej., Programa de Subsidios Integrales, Programa de la Sección 8, Programa de Alquileres Bajos, etc.).

5. ¿Cuál es la diferencia entre costos directos de mejoras y costos directos de desarrollo, y cómo se informan según GAAP?

Los costos directos de mejoras (hard costs) son todos los costos asociados con la construcción o adquisición de bienes de capital y ampliaciones importantes en la forma de construcción de ampliación y mejoras que agregan valor a esos bienes. Los costos directos de desarrollo (soft costs) son los gastos que no cumplen con los criterios de bienes de capital y no agregan valor a los edificios existentes. Para obtener una explicación más detallada sobre costos directos de mejoras y costos directos de desarrollo, vea el Folleto GAAP No. 2 (Bienes de uso) en nuestra página web.

Sección 8

1. ¿Cómo debe la PHA tratar los fondos de la Sección 8 según el REAC?

El REAC prefiere que los fondos de la Sección 8 sean tratados como Fondos Empresariales.

2. ¿Las entidades exclusivas de la Sección 8 deben informar electrónicamente al REAC?

Todas las entidades exclusivas de la Sección 8 deben presentar electrónicamente la información financiera auditada y sin auditar al REAC conforme lo requiere las Normas Uniformes de Información Financiera (Uniform Financial Reporting Standards).

3. ¿Cómo se evalúan los datos financieros de entidades exclusivas de la Sección 8?

Actualmente, los datos no son evaluados de ningún modo.

4. Los pagos de ayuda para vivienda (HAP, por sus siglas en inglés) de la Sección 8 (esto es, "pagos diferidos") se parecen más a un Fondo fiduciario que a un Fondo de Propiedad - similar a un Fondo de Pensión (no consumible). Por favor, explique la posición de HUD sobre este tema.

El flujo a través de pagos debe registrarse como Ingresos con un gasto de HAP correspondiente en el Fondo Empresarial.

5. ¿Cómo organiza una PHA las cuentas a cobrar para la Sección 8 (esto es, contingencias de ganancias)?

Una PHA no debería organizar una cuenta a cobrar para una contingencia de ganancias. Debe estar reflejada en las Notas a las Declaraciones Financieras bajo Compromisos y Contingencias.

6. ¿El punto No. 132 (inversiones limitadas) de FDS incluye las cuentas FSS?

Sí, recuerde que las inversiones de FSS no están disponibles para uso de una PHA hasta que la familia participante finalice el programa FSS o pierda su depósito en custodia de FSS. Para obtener más información, remítase a la Guía de Definiciones de Puntos de FDS.

Unidades integrantes y empresas conjuntas

1. ¿Qué es una unidad integrante?

Las unidades integrantes son organizaciones legalmente independientes del gobierno principal, pero por las cuales el gobierno principal aún es responsable financieramente. Algunas unidades integrantes se hallan tan ligadas al gobierno principal que, en esencia, son lo mismo.

Los criterios para determinar si una Autoridad de Vivienda es o no una unidad integrante se detallan en GASB 14 y GAAP Folleto #3. Si tiene dudas sobre el estado de su autoridad de vivienda, comuníquese con su auditor.

2. ¿Cuáles son los requisitos de información para una autoridad de vivienda pública, que es una unidad integrante?

Los plazos de información no cambian. Las autoridades de vivienda deben presentar los datos sin auditar al REAC dos meses después del cierre del año fiscal. Los datos auditados deben ser presentados al REAC dentro de los 9 meses contados a partir del cierre del año fiscal.

Unidades integrantes con cierres de año fiscal diferentes

Si es una unidad integrante y el cierre de su año fiscal difiere del cierre del gobierno principal, comuníquese con Ben Greenberg al 202-708-4932 ext. 3422. El sistema no está disponible actualmente para considerar las diferencias de plazos y debe realizar las cancelaciones en forma manual. Para obtener más información o asistencia, comuníquese con su administrador o analista de PHA de FASS.

3. ¿Las PHA de unidades integrantes informan de manera diferente?

No mucho, el proceso general es el mismo. La PHA debe completar el cronograma de datos financieros, el formulario de recopilación de datos y las notas y conclusiones (para la presentación auditada). Sin embargo, la presentación auditada no requiere todos los adjuntos de conclusiones y notas que se requieren a las entidades independientes.

4. ¿Cómo informa una PHA como unidad integrante sin auditoría independiente?

La PHA sólo debe marcar la casilla Unidad Integrante (sin declaraciones financieras independientes) en la pantalla de información de PHA. Está opción estará disponible después del lanzamiento de FASS-PHA 7.0 el 21 de septiembre de 2001 y para el cierre del año fiscal 30/09/01.

5. ¿Qué significa la casilla de Unidad Integrante?

Al marcar la casilla de unidad integrante, la PHA declara que es una unidad integrante de otro gobierno y que no cuenta con auditoría independiente. Una PHA no debería marcar la casilla si planea obtener una auditoría independiente aunque sea una unidad integrante de otro gobierno.

6. ¿Cuál es la información de auditoría que debe presentar electrónicamente al REAC una PHA unidad integrante que no recibe auditoría propia?

Las PHA con cierre de año fiscal al 30/09/01 deberán realizar la presentación electrónica de la información auditada de una PHA unidad integrante. Con anterioridad al 30/09/01, la información auditada no era requerida.

7. Para las PHA unidades integrantes que no deben presentar electrónicamente la información auditada, ¿qué tipo de guía deberían seguir para garantizar que el FDS es correcto?

En la página 8 de la publicación del departamento de Finanzas de PHA "Pautas sobre Requisitos de Información y Certificación de las Normas Uniformes de Información Financiera (UFRS)", aparece una matriz que resume los pasos correctos que debe seguir el auditor y las PHA unidades integrantes que no reciben auditoría propia. Puede encontrar esta publicación en: http://www.hud.gov/reac/pdf/ufrs_0501.pdf

8. ¿Cuánto debe informar a HUD una PHA de una empresa conjunta o asociación limitada?

Vea el folleto GAAP No. 3 o el cuadro de flujo en GASB 14. Dado que las circunstancias varían, sólo se puede responder a esta pregunta según cada caso en particular.

Puntaje

1. ¿Qué ayudaría a que una PHA entienda la evaluación de los datos financieros presentados a HUD?

Remítase a la Guía de Análisis y Metodología de Indicadores Financieros. Allí se define cada uno de los seis subindicadores de FASS que conforman el Indicador Financiero y se explica cómo cada uno de estos subindicadores son computados. Puede encontrar esta guía en:

http://www.hud.gov/offices/reac/products/fass/fass_pdf/analysisguide091203.pdf (05/12/03)

2. ¿Cuándo se entera la PHA que su presentación fue aceptada o rechazada?

Basándose en requisitos normativos, el REAC está obligado a aceptar o rechazar la presentación dentro de los 21 días contados a partir de la presentación financiera.

Sistemas

1. ¿Mi ID y contraseña de usuario son sensibles a mayúsculas y minúsculas?

Sí, las ID del sistema (asignadas por HUD) están formadas por letras y números. Las letras en el ID de usuario deben ingresarse en mayúscula. Del mismo modo, todas las contraseñas creadas por el usuario deben ser una combinación de seis caracteres de letras y números. Sin embargo, el usuario para acceso a FASS decide si su contraseña estará en mayúscula o minúscula. Es importante recordar cómo ingresó la contraseña durante el proceso de inscripción porque este campo es sensible a mayúsculas y minúsculas (case-sensitive).

2. ¿Cómo debo inscribirme si deseo ser el "Coordinador" de una PHA, pero actúo como "Usuario" de otra?

Si una PHA desea nombrarlo Coordinador, debe solicitar una ID de Coordinador. El Director Ejecutivo de dicha PHA recibirá su ID y se la transmitirá si ha sido designado como su Coordinador. Sin embargo, si otras entidades desean que su ID esté asociada con ellos como "Usuario" únicamente, deberá informarles su número de ID para que los respectivos Coordinadores le proporcionen acceso a su información dentro de FASS.

3. ¿Puedo tener más de una ID de Usuario/Coordinador?

No, sólo puede tener una ID de Usuario/Coordinador, dado que cada ID está asociada con un número de seguridad social y un número de identificación de organización/contribuyente de PHA. En realidad, las conexiones seguras rechazarán las solicitudes de otra ID de Usuario cuando ya posea una.

4. Si soy un "Usuario" que represento a más de una PHA, ¿debo solicitar una ID de Usuario para cada PHA?

No, el sistema FASS sigue una política de "Una persona, una ID". Sin embargo, debe solicitar acceso al sistema y permiso para presentar información de cada "Coordinador" de PHA. El "Coordinador" de cada PHA debe solicitar otras relaciones de PHA a través del menú de Sistemas de Conexiones Seguras. Al realizar este pedido, se le enviará una "llave de activación" al Director Ejecutivo de la PHA que haya solicitado la relación adicional.

5. ¿Qué debo hacer si olvidé mi contraseña?

Si olvidó su contraseña, debe comunicarse con el Centro de Atención al Cliente del REAC para que se la reenvíe, llamando al 1-888-245-4860.

6. ¿Con quién debo comunicarme si tengo problemas para ingresar al sistema FASS?

Todos los usuarios deben comunicarse con el Centro de Atención al Cliente del REAC si tienen preguntas o problemas, de lunes a viernes de 8 a.m. a 8 p.m., por teléfono al 1-888-245-4860 o por correo electrónico a:

reacone@hud.gov.

7. ¿Los datos que envío por Internet son seguros?

Sí, todas las transmisiones son encriptadas en ruta para evitar intercepciones. Este servicio es proporcionado por el Sistema de Conexión Segura de HUD.

8. ¿Soy responsable si otro usuario autorizado modifica la información que ingresé?

No, cada operación es rastreada por una ID de Usuario y fecha/hora. Por lo tanto, el REAC podrá determinar con exactitud quién creó o actualizó un punto y localizar la fecha y hora de la operación.

9. ¿Es posible que más de una persona ingrese al mismo tiempo datos financieros de una misma PHA en el sistema FASS?

Sí, siempre que cada persona ingrese los datos bajo distintos programas administrados por una PHA en particular.

10. Si me registro en el Sistema FASS, ¿debo inscribirme en todos los demás sistemas de evaluación (p.ej., RASS, MASS, etc.)?

No, una vez que recibe una ID de Usuario para acceder a cualquiera de los subsistemas de evaluación, esa persona puede ingresar a todos los subsistemas si el Coordinador designado por su PHA le permite ingresar a los otros subsistemas.

11. ¿Cuáles son los requisitos de hardware/software para que una PHA acceda al FASS?

¡Todas las PHA deberían tener acceso a Internet! Una PHA puede elegir cualquier Proveedor de Servicio de Internet, el Sistema FASS es más compatible con Internet Explorer y Netscape Version 4.0 o superior.